REGULAMIN KONFERENCJI
REGULAMIN IMPREZY
pod nazwą East Creative | Wschodnia Konferencja Designu
odbywającej się w dniach 15-16 listopada 2024 w Centrum Spotkania Kultur w Lublinie.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE:
1.Niniejszy regulamin (zwany dalej: „Regulaminem”) został wydany na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 roku, o bezpieczeństwie imprez masowych, tekst ujednolicony Dz.U. 2017 poz. 1160. (zwanej dalej: „Ustawą”), na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego, oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 5 czerwca 2020 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii Dz.U. 2020 poz. 1006.
2. Regulamin jest wydany przez organizatora imprezy pod nazwą: „East Creative | Wschodnia Konferencja Designu”, która odbędzie się w dniach 15-16.11.2024 roku w Lublinie, (zwanej dalej: „Imprezą”), tj. przez: Fundację Rozwoju Designu LuCreate z siedzibą w Lublinie przy ul. Krakowskie Przedmieście 53, wpisaną do rejestru stowarzyszeń przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział, pod numerem KRS: 0000496624, NIP: 7123285624 (zwaną dalej: „Organizatorem”)
3. Regulamin kierowany jest do wszystkich osób, które w czasie trwania Imprezy będą przebywać na terenie, na którym przeprowadzana jest Impreza. Każda osoba przebywająca na tym terenie w czasie trwania Imprezy obowiązana jest stosować się do postanowień niniejszego Regulaminu
4. Poniższe określenia używane w Regulaminie będą miały następujące znaczenie:
a) „Służby Porządkowe” i „Służby Informacyjne” – oznaczają powołane przez Organizatora osoby, w tym pracowników agencji ochrony osób lub mienia, legitymujących się identyfikatorem, do dbania o bezpieczeństwo osób uczestniczących w Imprezie, w tym do kontroli uprawnień Uczestników do wstępu na Teren Imprezy. Członkowie Służb Porządkowych i Informacyjnych posiadają identyfikatory umieszczone w widocznym miejscu.
b) „Teren Imprezy” – oznacza wyznaczone fragmenty terenu w Centrum Spotkania Kultur w Lublinie, na którym przeprowadzana jest Impreza lub inne miejsce, na które Impreza może zostać przeniesiona z ważnych powodów podanych do publicznej wiadomości przed Imprezą.
c) „Uczestnik Imprezy” – oznacza osobę uczestniczącą w Imprezie. Uczestnikiem Imprezy może być także osoba małoletnia poniżej 15. roku życia, pod opieką osoby dorosłej. Osoba małoletnia od 15. roku życia może uczestniczyć w imprezie samodzielnie.
II. WSTĘP NA TEREN IMPREZY
1.Wstęp na Teren Imprezy jest otwarty dla wszystkich zarejestrowanych uprzednio uczestników.
2. W przypadku, gdy Uczestnikiem Imprezy jest małoletni w wieku poniżej 15 lat, może on uczestniczyć w Imprezie wyłącznie pod opieką osoby dorosłej – opiekuna prawnego lub osoby upoważnionej na piśmie przez opiekuna prawnego.
3. Bez względu na spełnienie powyższych przesłanek określonych w pkt. powyżej, Organizator zobowiązany jest zgodnie z przepisami Ustawy odmówić wstępu na Teren Imprezy:
a) Osobom, wobec których zostało wydane orzeczenie zakazujące wstępu na imprezę masową lub zobowiązujące do powstrzymania się od przebywania w miejscach przeprowadzania imprez masowych, wydane przez sąd wobec skazanego w związku z warunkowym zawieszeniem wykonania kary pozbawienia wolności, albo wobec nieletniego na podstawie art. 6 pkt. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o postępowaniu w sprawach nieletnich, a także osobom wobec których został wydany zakaz zagraniczny lub klubowy w rozumieniu Ustawy;
b) Osobie znajdującej się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków;
c) Osobie posiadającej broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe. Ocena przedmiotów i kwalifikowanie ich jako niebezpiecznych należy do Służb Porządkowych;
d) Osobie zachowującej się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego.
III. ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA WIDZÓW:
1.Organizator zastrzega sobie możliwość odmówienia wstępu na Teren Imprezy osobom, u których widoczne są symptomy wskazujące na możliwość zakażenia (kaszel, trudności w oddychaniu, złe samopoczucie, podwyższona temperatura).
2. Organizator zobowiązuje uczestników do stosowania się do poniższych zaleceń:
a) W Imprezie mogą uczestniczyć tylko osoby zdrowe.
b) Podczas Imprezy uczestnikom zaleca się zachowanie odstępów od pozostałych uczestników Imprezy.
3. Uczestnicy zobowiązują się do przestrzegania wymogów i zasad obowiązujących na Terenie Imprezy, w tym do stosowania się do umieszczonych oznaczeń i tablic informacyjnych, a także do wykonywania poleceń pracowników Organizatora.
IV. ZASADY ORGANIZACYJNE I PORZĄDKOWE OBOWIĄZUJĄCE NA TERENIE IMPREZY:
1.Wejście widzów na Teren Imprezy jest możliwe w godzinach podanych na stronie www.eastcreative.pl
2. Podczas przebywania na Terenie Imprezy należy stosować się do identyfikacji przestrzeni.
3. Organizator zapewnia bezpieczeństwo osobom obecnym na Imprezie oraz porządek podczas trwania Imprezy, poprzez między innymi Służby Porządkowe i Służby Informacyjne wyróżniające się odpowiednim identyfikatorem;
4. Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na Terenie Imprezy, zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych i Informacyjnych. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może wynikać wyłącznie z uwagi na ich sprzeczność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
5. Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na Terenie Imprezy obowiązani są zachowywać się w sposób nie zagrażający bezpieczeństwu innych osób obecnych na Imprezie, a w szczególności przestrzegać postanowień Regulaminu. Zakazane jest niszczenie oznaczeń i tablic informacyjnych, nośników reklamowych, urządzeń i sprzętu znajdującego się na Terenie Imprezy, itp. Uczestnicy zobowiązani są korzystać z pomieszczeń i urządzeń sanitarnych wyłącznie zgodnie z ich przeznaczeniem.
6. Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie osoby znajdujące się na Terenie Imprezy zobowiązani są do przestrzegania wszystkich zasad obowiązujących w danych miejscach.
7. Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Imprezy kamer, sprzętu nagrywającego audio-wideo oraz sprzętu fotograficznego mogącego mieć profesjonalne zastosowanie, w tym aparatów z wymienną optyką.
8. Organizator w zakresie określonym Ustawą i przepisami wykonawczymi jest uprawniony do utrwalania przebiegu Imprezy, a w szczególności zachowania osób za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Materiały zgromadzone podczas utrwalania przebiegu Imprezy, mogące stanowić dowody pozwalające na wszczęcie postępowania karnego albo postępowania w sprawach o wykroczenia, lub dowody mające znaczenie dla toczących się takich postępowań, Organizator niezwłocznie przekazuje prokuratorowi rejonowemu, właściwemu ze względu na Teren Imprezy lub Policji. Zgromadzone podczas utrwalania przebiegu Imprezy materiały nie zawierające dowodów pozwalających na wszczęcie postępowania karnego albo postępowania w sprawach o wykroczenia, lub dowodów mających znaczenie dla toczących się takich postępowań, przechowuje się po zakończeniu Imprezy przez okres co najmniej jednego miesiąca, a następnie ulegają komisyjnemu zniszczeniu.
9. Służby Porządkowe i Informacyjne, legitymujące się identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu, są uprawnione zgodnie z przepisami Ustawy do:
a) Stwierdzania uprawnień osób do przebywania na Imprezie, a w przypadku stwierdzenia braku takich uprawnień – wezwania ich do opuszczenia Terenu Imprezy.
b) Wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z regulaminem Imprezy, a w przypadku niewykonania tych poleceń – wezwania ich do opuszczenia Imprezy.
c) Ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia.
10. Służby Porządkowe lub Informacyjne są obowiązane usunąć z Terenu Imprezy osoby, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem.
V. PRAWA I OBOWIĄZKI UCZESTNIKÓW IMPREZY:
1.Organizator informuje, że Uczestnik Imprezy lub inna osoba przebywająca na Terenie Imprezy, będzie przebywać także w strefie głośnych dźwięków, mogących spowodować uszkodzenie słuchu. Podczas Imprezy mogą być używane światła stroboskopowe.
2. Uczestnik Imprezy wyraża zgodę na utrwalenie i wykorzystanie swojego wizerunku w celach informacyjnych i promocyjnych Imprezy i jej kolejnych edycji na podstawie art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku Prawo autorskie i prawa pokrewne (Dz. U. Z 2018 roku, poz. 1191).
3. Wszelkie autorskie prawa majątkowe do zdjęć i nagrań utrwalających wizerunek Uczestnika przysługiwać będą Organizatorowi.
4. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku utrwalonego na zdjęciach i nagraniach wideo, w tym na jego rozpowszechnianie. Powyższa zgoda jest niczym nieograniczona (w tym czasowo i terytorialnie) oraz upoważnia Organizatora do wielokrotnej publikacji w każdym czasie oraz wykorzystania na wszelkich znanych w chwili zawarcia umowy polach eksploatacji, na jakich wykorzystywane będą zdjęcia i nagrania wideo, na których utrwalony jest wizerunek Uczestnika.
5. W myśl art. 81 ust. 2 Uczestnik zwalnia Organizatora od wszelkich roszczeń osób trzecich.
6. Jeśli uczestnik nie wyraża zgody na publikację swojego wizerunku zobowiązany jest poinformować Organizatora o tym fakcie mailowo: na adres kontakt@lucreate.pl lub listem poleconym na adres: Fundacja Rozwoju Designu LuCreate ul. Krakowskie Przedmieście 53, 20-076 Lublin z dopiskiem „Usunięcie danych wizerunek”. Wówczas Organizator dokona anonimizacji wizerunku osoby na zdjęciu lub usunie zdjęcie, jeśli anonimizacja spowodowałaby znaczący ubytek w kompozycji lub przekazie zdjęcia. Uczestnik w żądaniu usunięcia wizerunku musi zawrzeć informacje pozwalające na dokonanie identyfikacji go na fotografii celem anonimizacji.
7. Jednocześnie zaakceptowanie postanowień n/n Regulaminu oznacza wyrażenie przez Uczestnika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych oraz wizerunku przez Organizatora oraz wypełnienie przez Organizatora w stosunku do Uczestników obowiązku informacyjnego, o którym w art. art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego Regulaminu.
8. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Fundacja Rozwoju Designu LuCreate.
9. Dane osobowe Uczestników przetwarzane będą w celu promocji i budowania pozytywnego wizerunku Organizatora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
10. Odbiorcą danych osobowych Uczestników mogą być: prasa, portale społecznościowe i instytucje współpracujące z Organizatorem.
11. Administrator danych nie przekazuje danych osobowych Uczestnika do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
12. Dane osobowe Uczestnika będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu udostępnienia wizerunku.
13. Uczestnik posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, zgodnie z RODO, a także prawo do cofnięcia zgody.
14. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy Uczestnik uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy. Podanie przez Uczestników danych osobowych jest konieczne w celu wzięcia udziału w Imprezie.
15. Organizator zastrzega sobie prawo ustalenia i zmian programu pod względem merytorycznym i czasowym bez uprzedniej konsultacji i rekompensaty. Informacja taka może być przez organizatora wysłana mailem, ogłoszona w środkach masowego przekazu, na stronie internetowej, w mediach społecznościowych.
16. Organizator nie ubezpiecza uczestników wydarzeń i nie ponosi odpowiedzialności za szkodę: utratę, ubytek, uszkodzenie sprzętu, odzieży oraz innych przedmiotów należących do Uczestnika.
17. Uczestnik wydarzenia ponosi odpowiedzialność w przypadku, gdy w wyniku jego zaniedbań Organizator poniesie straty.
VI. POSTAWNOWIENIA KOŃCOWE
1.Wszelkie prawa do nazwy i logo Imprezy są zastrzeżone na rzecz Organizatora.
2. Niniejszy Regulamin jest dostępny na stronie internetowej konferencji, tj.: www.eastcreative.pl
3. Korespondencję do Organizatora kieruje się na adres Fundacja LuCreate, ul. Krakowskie Przedmieście 53, 20-076 Lublin.
4. Sprawy nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzygane są przez Koordynatora projektu. Ostateczna interpretacja Regulaminu należy do Fundacji Rozwoju Designu LuCreate.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 14 października 2024 roku, jest dostępny na stronie internetowej konferencji, tj.: www.eastcreative.pl